Klachtenprocedure

Klachtenprocedure Van Rups tot Vlinder

Definities:

Klager:

Een (toekomstige) deelnemer van een lezing, workshop of online cursus aangeboden door Van Rups tot Vlinder.

Klacht:

Een afwijking die is vastgesteld door de klager.

Klachtencommissie:

Een onafhankelijk persoon of een onafhankelijke groep van personen die op verzoek van de klager de klacht afhandelt na een uitspraak gedaan door Van Rups tot Vlinder. De namen van de commissie leden dienen vooraf bekend gemaakt te zijn aan de klager.

Vertrouwelijkheid:

Klachten worden door alle partijen vertrouwelijk behandeld. Dit betekent dat de partijen alleen onderling informatie uitwisselen over de klacht, totdat Van Rups tot Vlinder of de klachtencommissie een uitspraak heeft gedaan over de afhandeling van de klacht. Het is niet de bedoeling dat partijen voor die tijd informatie over de klacht naar buiten brengen, bijvoorbeeld via social media.

Soorten klachten:

Soort: Voorbeeld: Ontvangende partij: Vorm:
Laagdrempelig –  Ontbrekende documenten Van Rups tot Vlinder Via e-mail, app of messenger op Facebook.
Over de instructeur/andere leerlingen –  Gedrag instructeur/andere leerlingen, competenties van instructeur Van Rups tot Vlinder. Via e-mail, app of messenger op Facebook.
Over de lesinhoud –  De lesinhoud voldoet niet aan de verwachtingen Van Rups tot Vlinder Via feedbackformulier, via e-mail, app of messenger en alles duidelijk voorzien van een bijlage met voorbeeld waarom het niet voldoet aan de verwachtingen.
Wanneer er een geschil is –  Je bent het oneens met de uitspraak gedaan door Van Rups tot Vlinder Van Rups tot Vlinder Via e-mail.

Klachtenprocedure:

Melding:

De klager meldt zijn[1] klacht persoonlijk aan Van Rups tot Vlinder. Dat doet hij uiterlijk binnen één maand nadat de situatie waarover hij klaagt zich heeft voorgedaan.

Ontvangstbevestiging: Bij laagdrempelige klachten bevestigt de ontvangende partij de ontvangst van de klacht direct. Ook kan deze meteen een voorstel ter verbetering of een traject voor verbetering doen. Bij klachten over personen of lesinhoud bevestigt de ontvangende partij de ontvangst van de klacht ook direct. Daarbij geeft de ontvangende partij een voorlopig overzicht van de procedure, inclusief de verwachte responstijd.

Wel of niet in behandeling nemen: Van Rups tot Vlinder bepaalt of de klacht in behandeling genomen wordt. Hierover wordt de klager meteen geïnformeerd. Wordt de klacht niet in behandeling genomen, dan wordt ook de reden hiervan toegelicht. Als er bijvoorbeeld onvoldoende gegevens zijn, of als de klacht niet over het instituut gaat, is dat reden om een klacht niet in behandeling te nemen.

Uitspraak: Van Rups tot Vlinder is bevoegd om een uitspraak te doen over de klacht zelf en over de eventueel daaraan gekoppelde aanpassingen.

Afhandeling: Een klacht moet uiterlijk binnen acht weken zijn afgehandeld. Is er meer tijd nodig, dan wordt de klager hiervan schriftelijk of per e-mail op de hoogte gesteld. De ontvanger van de klacht informeert de klager op het moment dat duidelijk wordt dat het niet lukt om de klacht binnen de termijn af te handelen.

De klager wordt binnen de gestelde tijd geïnformeerd over de uitspraak van de opvolging van de klacht. Eventuele aanpassingen worden zo snel mogelijk uitgevoerd. Direct nadat dit gebeurd is, wordt de klager hierover geïnformeerd. In sommige gevallen is er meer tijd nodig om de voorgeschreven aanpassingen uit te voeren dan de termijn van de klachtafhandeling. In dat geval ontvangt de klager daarvan bericht.

Bezwaar tegen de uitspraak: Als de klager de uitspraak van een – al dan niet in behandeling genomen – klacht niet accepteert, dan kan de klager zich wenden tot de klachtencommissie. De klager geeft in dat geval bij Van Rups tot Vlinder aan dat hij contact wil opnemen met de klachtencommissie. Daarop stuurt Van Rups tot Vlinder alle stukken over de klacht – nu een geschil – zo snel mogelijk door naar de klachtencommissie. De klager wordt hierover geïnformeerd.

Bezwaar tegen de samenstelling van de klachtencommissie: De klachtencommissie bestaat uit een onafhankelijk persoon of een onafhankelijke groep van personen die door Van Rups tot Vlinder is aangewezen. Als de klager van mening is dat de klachtencommissie aantoonbaar niet onafhankelijk is, kan gezocht worden naar andere leden van de klachtencommissie.

Uitspraak klachtencommissie: De klachtencommissie neemt de opvolging van de klacht of het geschil verder met de klager op. De commissie doet uitspraak over de klacht en stelt de partijen hiervan in kennis. De uitspraak van de klachtencommissie is bindend voor alle partijen, ook als in de statuten staat dat de klachtencommissie de uitspraak als advies terugkoppelt.

Registratie klachten: Klachten worden altijd opgevat als een mogelijkheid tot verbetering binnen het opleidingsinstituut. Van Rups tot Vlinder registreert alle klachten en bewaart deze gedurende een termijn van twee jaar. De klachtencommissie registreert de geschillen.

[1] In deze tekst wordt omwille van de leesbaarheid in de mannelijke vorm naar personen verwezen. Overal waar ‘hij’ staat, is ook ‘zij’ te lezen.